國有企業文件材料歸檔辦法

第一章 總 則
第一條 為規范國有及國有控股企業（以下簡稱企業）文件材料的歸檔工作，完整、系統保存企業檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》，制定本辦法。
第二條 歸檔的企業文件材料是指企業自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄。
第三條 企業應建立文件材料歸檔制度，明確企業文件材料的歸檔范圍、時間、要求，保證歸檔文件材料齊全、完整、準確、系統。
第四條 企業文件材料歸檔工作應納入企業各項工作計劃，納入企業領導工作議程，納入有關人員崗位責任制。
企業各部門專（兼）職檔案人員負責所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向檔案部門歸檔。
第五條 企業檔案部門負責本企業及所屬單位文件材料歸檔工作的指導、監督和檢查。
第六條 企業應建立文件材料歸檔責任追究制度。不按要求歸檔的應由有關單位追究當事人或部門的責任。
第二章 歸檔范圍
第七條 企業在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應列入歸檔范圍（見附件《國有企業文件材料歸檔范圍》）。
第八條 歸檔文件材料的來源：
（一）本企業內部形成的文件材料；
（二）本企業所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報本企業的文件材料；
（三）本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料；
（四）本企業投資的全資、控股、參股企業應向本企業提交的文件材料；
（五）本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料；
(六)本企業執行、辦理的外來文件材料。
第九條 歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
第三章 歸檔時間
第十條 管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
第十一條 工業企業產品、非工業企業業務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
第十二條 外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
第十三條 企業職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。
第十四條 會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。
第十五條 電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
第十六條 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。
第十七條 下列文件材料應隨時歸檔：
（一）變更、修改、補充的文件材料；
（二）企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
（三）企業產權變動過程中形成的文件材料；
（四）其他臨時活動中形成的文件材料。
第四章 歸檔要求
第十八條 整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規律，保持其有機聯系，并符合有關標準、規范要求。
第十九條 歸檔的文件材料應為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。
文件材料歸檔后不得更改。
第二十條 非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
第二十一條 具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。
第二十二條 歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求。
第二十三條 歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。
反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。
第二十四條 兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。
有合同、協議規定的，按其要求執行。
第二十五條 各部門的專（兼）職檔案人員應檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案部門移交。重要項目的文件材料移交時應編寫歸檔說明。
檔案部門接收時應全面檢查歸檔文件材料的質量。
第二十六條 交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。
附件：
第五章 國有企業文件材料歸檔范圍
一、黨群工作形成的文件材料
（一）黨務綜合性工作、黨員代表大會或黨組織其他有關會議。
（二）黨組織建設、黨員和黨員干部管理、黨紀監察工作、重要政治活動或事件。
（三）宣傳及思想政治工作、企業文化和精神文明建設、統戰工作。
（四）職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作。
（五）專業學會、協會工作，群眾團體活動。
二、行政管理工作形成的文件材料
（一）企業籌備期的可行性研究、申請、批準，企業章程。
（二）企業領導班子（包括董事會、股東會、監事會和經理層，下同）構成及變更，企業內部機構及變更。
（三）企業領導班子活動。
（四）綜合性行政事務，企業事務公開，文秘、機要、保密、信訪工作，印鑒的管理。
（五）法律事務，紀檢監察，公證工作。
（六）審計工作。
（七）職工人事管理，勞動合同管理，勞動工資和社會保險，職務任免，職稱評聘。
（八）職工教育與培訓工作。
（九）醫療衛生工作。
（十）后勤福利，住房管理。
（十一）公安保衛，綜合治理，防范自然災害。
（十二）外事工作。
三、經營管理工作形成的文件材料
（一）企業改革，經營戰略決策。
（二）計劃管理，責任制管理，各種統計報表，企業綜合性統計分析。
（三）資產管理，房地產管理，資本運作，對外投資，股權管理，多種經營管理，產權變動、清產核資。
（四）屬企業所有的知識產權和商業秘密及其管理。
（五）企業信用管理，形象宣傳。
（六）商務合同正本及與合同有關的補充材料，有關的資信調查等。
（七）財務管理，資金管理，成本價格管理，會計管理。
（八）物資采購、保存、供應和流通。
（九）經營業務管理，服務質量管理。
（十）境外項目管理。
（十一）招投標項目管理。
四、生產技術管理工作形成的文件材料
（一）生產準備、生產組織、調度工作。
（二）質量管理，質量檢測和質量控制工作。
（三）能源管理。
（四）企業管理現代化和信息化建設，科技管理。
（五）生產安全，消防工作，交通管理。
（六）環境保護、檢測與控制。
（七）計量工作。
（八）標準化工作。
（九）檔案、圖書、情報工作。
五、產品生產或業務開發工作形成的文件材料
A 工業企業
（一）產品的市場調研、立項論證、設計。
（二）產品的工藝、工裝、試制、加工制造。
（三）產品的檢驗、包裝。
（四）產品的銷售與售后服務。
（五）產品鑒定、評優。
（六）產品質量事故分析及處理。
B 非工業企業
（一）業務項目的研發與形成。
（二）業務項目的經營。
（三）業務項目的保障與監督。
六、科學技術研究工作形成的文件材料
（一）、科研項目的調研、申報立項。
（二）、科研項目的研究、試驗。
（三）、科研項目的總結、鑒定。
（四）、科研項目的報獎、推廣應用。
七、基本建設和技術改造工作形成的文件材料
（一）基建項目和技術改造項目的可行性研究、立項、勘探、測繪、招標、投標、征遷工作，以及建設單位項目管理工作。
（二）基建項目和技術改造項目的設計。
（三）基建項目和技術改造項目的施工。
（四）基建項目和技術改造項目的監理。
（五）基建項目和技術改造項目的竣工和驗收。
（六）基建項目和技術改造項目的評獎、創優。
（七）基建項目的使用、維修、改建、擴建。
（八）事故分析和處理。
八、設備儀器管理形成的文件材料
（一）購置設備、儀器的立項審批，購置合同。
（二）設備、儀器的開箱驗收或接收。
（三）設備、儀器的安裝調試。
（四）設備、儀器的使用、維護和改造、報廢。
（五）事故分析和處理。
九、會計工作形成的文件材料
（一）會計憑證。
（二）會計賬簿。
（三）財務報告及報表。
（四）其他文件材料。
十、職工個人管理形成的文件材料
（一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。
（二）職工的鑒定、考核。
（三）職工的專業技術職務評聘。
（四）職工的獎勵與處分。
（五）職工的工資、保險、福利待遇等。
（六）職工的培訓與崗位技能評定等。
（七）其他記載個人重要社會活動的文件材料。
十一、其他對國家、社會和企業有保存價值的文件材料

 
國 家 檔 案 局
國有資產監督管理委員會
二○○四年一月二十日